Aquí puede consultar las preguntas frecuentes del Canal Ético
El Canal Ético es la vía de entrada del Sistema Interno de Información de IBERINSA a través de la cual pueden comunicarse, de forma confidencial o anónima, hechos o conductas que puedan constituir infracciones normativas o incumplimientos comprendidos dentro de su ámbito de aplicación.
El Sistema Interno de Información no se limita al propio Canal. Comprende también el Responsable del Sistema Interno de Información, la Política del Sistema, el procedimiento de gestión de las informaciones y las garantías destinadas a proteger a las personas informantes y demás personas implicadas.
El Canal Ético constituye, por tanto, una herramienta esencial para detectar posibles irregularidades, investigarlas cuando proceda, adoptar las medidas necesarias para corregir sus consecuencias y contribuir a evitar que situaciones similares vuelvan a producirse.
02. ¿QUÉ TIPO DE HECHOS PUEDO COMUNICAR A TRAVÉS DEL CANAL ÉTICO?
A través del Canal Ético pueden comunicarse acciones u omisiones que puedan constituir infracciones comprendidas en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023 y, en su caso, otros incumplimientos contemplados en la normativa interna y el Código Ético de IBERINSA.
En particular, la Ley 2/2023 comprende:
a) Infracciones del Derecho de la Unión Europea cuando concurran los requisitos establecidos en su artículo 2, entre ellas las relativas a los ámbitos contemplados en la Directiva (UE) 2019/1937, las que afecten a los intereses financieros de la Unión Europea y determinadas infracciones que incidan en el mercado interior.
b) Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave, incluidas aquellas que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y la Seguridad Social.
c) Las infracciones en materia de seguridad y salud en el trabajo comprendidas en el ámbito de aplicación de la Ley.
El hecho de que una comunicación pueda recibirse a través del Canal Ético no implica necesariamente que resulte aplicable en todos los casos el régimen de protección previsto en la Ley 2/2023. Esta circunstancia se valorará atendiendo a los hechos comunicados y al ámbito legal aplicable.
03. ¿TODAS LAS COMUNICACIONES PRESENTADAS A TRAVÉS DEL CANAL ÉTICO ESTÁN PROTEGIDAS POR LA LEY 2/2023?
No necesariamente.
El Canal Ético puede utilizarse para comunicar diferentes tipos de irregularidades o incumplimientos comprendidos en su ámbito de aplicación. Sin embargo, el ámbito del Canal Ético y el ámbito de protección de la Ley 2/2023 no tienen por qué coincidir plenamente.
La protección prevista en la Ley 2/2023 se aplica cuando concurren los requisitos establecidos legalmente, entre ellos que la información comunicada se refiera a acciones u omisiones comprendidas en su artículo 2 y que la persona informante tenga motivos razonables para pensar que la información es veraz en el momento de realizar la comunicación.
La Ley excluye de su régimen de protección, entre otros supuestos, determinadas informaciones relacionadas exclusivamente con conflictos interpersonales que afecten únicamente a la persona informante y a las personas a las que se refiera la comunicación, informaciones completamente disponibles para el público o meros rumores, así como informaciones referidas a materias no comprendidas en su artículo 2.
Que una comunicación no quede amparada por el régimen de protección de la Ley 2/2023 no significa necesariamente que deba archivarse sin más. Atendiendo a los hechos, puede resultar procedente su gestión conforme al Código Ético, su derivación a otra unidad o la aplicación de otro procedimiento interno.
04. ¿ESTÁ GARANTIZADA LA CONFIDENCIALIDAD EN LA DENUNCIA?
Sí. Las comunicaciones presentadas a través del Canal Ético tienen carácter confidencial y reservado. El Sistema está diseñado y gestionado de manera que se preserve la confidencialidad de la identidad de la persona informante, de la persona afectada y de cualquier tercero mencionado en la comunicación, así como de las actuaciones desarrolladas durante su gestión e investigación.
El acceso a la información queda limitado a las personas que necesiten conocerla para el adecuado desarrollo de sus funciones, evitando el acceso de personal no autorizado.
La identidad de la persona informante se protegerá en los términos establecidos en la Ley 2/2023 y no podrá revelarse fuera de los supuestos legalmente previstos.
Asimismo, las personas que reúnan los requisitos establecidos por la Ley 2/2023 estarán protegidas frente a las represalias que pudieran producirse como consecuencia de la comunicación realizada.
Para más información puede consultarse la Política de Privacidad disponible en el Canal Ético.
05. ¿ESTÁ GARANTIZADO EL ANONIMATO EN LA DENUNCIA?
Sí. La persona informante puede decidir si facilita sus datos identificativos o si realiza la comunicación de forma anónima.
Cuando se opte por el anonimato, la plataforma permite realizar el seguimiento de la comunicación y mantener un intercambio de información con IBERINSA sin necesidad de revelar la identidad de la persona informante, mediante el código y las credenciales facilitadas por el sistema.
La plataforma tecnológica utilizada para la gestión del Canal Ético es prestada por un proveedor externo y se encuentra configurada para preservar el anonimato de las comunicaciones realizadas bajo esta modalidad.
Por este motivo, es importante conservar de forma segura el código y la clave de acceso facilitados por la plataforma.
Además de la confidencialidad y de la posibilidad de realizar comunicaciones anónimas, la gestión del Sistema Interno de Información se desarrolla respetando, entre otras, las siguientes garantías:
accesibilidad del Canal Interno; protección de la identidad de la persona informante; prohibición y protección frente a represalias; confidencialidad de las actuaciones; presunción de inocencia y protección del honor de la persona afectada; derecho de audiencia y defensa; independencia, imparcialidad y objetividad en la gestión de las comunicaciones; protección de datos personales; limitación del acceso a la información a las personas que necesiten conocerla para el desempeño de sus funciones; diligencia, proporcionalidad y trazabilidad de las actuaciones.
Estas garantías se aplicarán durante las distintas fases de gestión de la comunicación y, en su caso, durante la investigación interna.
La responsabilidad sobre el Sistema Interno de Información corresponde al Responsable del Sistema Interno de Información (RSII) designado por el órgano de administración de la organización.
El RSII debe ejercer sus funciones con independencia y autonomía, garantizando la correcta recepción, análisis y tramitación de las comunicaciones y evitando cualquier situación de conflicto de interés.
Cuando resulte necesaria la realización de una investigación, esta se desarrollará conforme al Procedimiento de Gestión de IBERINSA y podrá encomendarse a la persona o equipo instructor designado al efecto, pudiendo recabarse apoyo de otras áreas internas o de profesionales externos cuando resulte necesario.
La participación de otras personas o especialistas no altera la responsabilidad del RSII sobre el adecuado funcionamiento y gestión del Sistema.
Todas las personas que intervengan en la gestión o investigación estarán sujetas a los correspondientes deberes de confidencialidad.
El Sistema Interno de Información permite realizar comunicaciones por escrito y verbalmente.
La comunicación escrita podrá realizarse a través del portal externo del Canal Ético.
La comunicación verbal podrá realizarse mediante el sistema de grabación de voz habilitado en la plataforma. Antes de enviarla, la persona informante podrá escuchar la grabación y, si desea preservar su anonimato, utilizar las opciones de distorsión de voz disponibles.
Cuando la comunicación verbal sea documentada mediante transcripción, se ofrecerá a la persona informante la posibilidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su validación la transcripción realizada.
Además, a solicitud de la persona informante, la comunicación podrá realizarse mediante una reunión presencial, que deberá celebrarse dentro del plazo máximo de siete días desde dicha solicitud.
En todos los casos se garantizarán las condiciones adecuadas de confidencialidad y la incorporación de la comunicación al Sistema Interno de Información.
Si una información relativa a posibles infracciones se recibe por una persona o a través de un medio distinto de los específicamente habilitados para la recepción de comunicaciones del Sistema Interno de Información, deberá preservarse su confidencialidad y remitirse sin demora al Responsable del Sistema Interno de Información, de acuerdo con el procedimiento interno establecido.
La persona que reciba este tipo de información deberá mantener la más estricta confidencialidad sobre su contenido y, especialmente, sobre la identidad de la persona informante y de las personas mencionadas.
Por tanto, el hecho de que una comunicación no se haya realizado inicialmente a través de la plataforma no implica que quede fuera del Sistema ni que pueda tratarse como una comunicación ordinaria.
La persona informante no está obligada a presentar los hechos ya acreditados ni a aportar necesariamente documentación o pruebas. Podrá facilitar los hechos, indicios, documentos o posibles fuentes de comprobación de los que disponga, correspondiendo a la organización valorar la información recibida y determinar el cauce adecuado para su gestión.
Al realizar una denuncia, el informante recibe un código de denuncia que, junto con las claves personales que defina, permitirán al informante una comunicación de forma anónima con la entidad. Desde el área “Consultar el estado de denuncia” del portal externo de Canal Ético https://iberinsa.canaldenunciasanonimas.com/home , podrá consultar en todo momento el estado de la denuncia y contestar a las inquietudes que la entidad le pueda solicitar para poder tramitar correctamente la comunicación. La plataforma genera un certificado con todas las comunicaciones realizadas para garantizar al informante la trazabilidad de información intercambiada.
Lamentablemente, y por motivos de seguridad, solo la persona denunciante conoce su código de acceso y su clave. Si pierde cualquiera de ellos, no podrá hacer un seguimiento de la denuncia. Eso no quiere decir que ésta no siga su curso, simplemente no podrá ver como avanza, ni aportar más información si la organización lo requiere. En este sentido, recomendamos que guarde su código de acceso y clave en un sitio seguro.
No, este canal no está pensado para gestionar urgencias o emergencias. Si usted considera que la infracción puede constituir un peligro inminente o manifiesto para el interés público, como, por ejemplo, cuando se da una situación de emergencia o existe un riesgo de daños irreversibles, contacte con las autoridades o servicios de emergencia en este caso.
a) La no pertinencia y derivación, en su caso, a los medios de contacto establecidos por la organización para la gestión de dicho asunto.
b) La pertinencia de la comunicación informándole de los plazos previstos para su resolución y solicitándole, de ser necesario, más información para dar trámite a la denuncia.
El plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación no podrá ser superior a tres (3) meses (salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, éste podrá extenderse hasta un máximo de otros tres (3) meses adicionales a contar desde la recepción de la comunicación.
15. ¿CÓMO SE TRATAN LOS DATOS DE CARÁCTER PERSONAL?
De acuerdo con lo dispuesto en la normativa de protección de datos vigente, tanto el responsable como los encargados de tratamiento vinculados a la gestión del Canal Ético cumplen con las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos y evitar su alteración, pérdida y tratamiento o acceso no autorizado.
La plataforma está diseñada para aplicar la normativa vigente en protección de datos personales, en concreto el artículo 24, de canales de denuncia. Para más información, por favor, consulte la Política de Privacidad en el pie de página del presente canal.
El Canal Ético funciona sobre una plataforma externa de DIGITAL PRODUCTS DEVELOPMENT SL (Ithikios) certificado conforme a la norma ISO 27001 de Gestión de Seguridad de la Información.
Los servidores de ithikios están en CPD’s en territorio europeo. Sus datos están encriptados para evitar al máximo los riesgos de intrusión.
Lo importante es actuar de buena fe y que haya motivos para creer que los hechos notificados son verídicos.
Las denuncias deberán estar sustentadas en un principio de prueba (documental, testifical, informática…) que permita acreditar los hechos denunciados, al menos, con carácter indiciario. La persona informante en la formalización de la denuncia se compromete a la veracidad de los datos aportados en la comunicación.
Admitida a trámite la comunicación, se iniciarán las oportunas investigaciones para comprobar la veracidad de los hechos comunicados.
Si la investigación concluyera que no se ha producido ninguna infracción, y se concluyera que la persona informante ha actuado de buena fe, ésta no debe temer ningún tipo de represalia. En caso contrario, la organización se reserva el derecho de poder iniciar acciones legales en su contra.
Puede acceder al canal externo de la Autoridad Independiente de Protección del Informante a través de su sede y página web oficial. La utilización del Canal Interno de IBERINSA no impide acudir a los canales externos legalmente habilitados.
19. ¿CÓMO VALIDAR MI CORREO ELECTRÓNICO PARA RECIBIR INFORMACIÓN SOBRE MI COMUNICACIÓN?
Para validar tu correo electrónico y empezar a recibir información sobre tu comunicación, seguirás un proceso de dos pasos: